Cashbetalingen in uw zaak? Zo voorkomt u problemen met de fiscus
Uitgaven cash betalen mag als ondernemer, maar u moet wel aan enkele belangrijke regels voldoen. Zonder het juiste bewijs en een correct kasboek riskeert u dat de fiscus uw kosten niet aanvaardt.
-
Nieuwe formulieren aangifte roerende voorheffing
Keert uw vennootschap een dividend uit of betaalt zij u andere inkomsten waarop roerende voorheffing moet ingehouden worden? Dan moet daarvoor een aangifte in de roerende voorheffing worden ingediend en moet de ingehouden belasting worden doorgestort aan de fiscus.
-
Een nieuwe tablet en/of laptop aankopen via uw vennootschap
Heeft u een nieuwe laptop of tablet nodig voor uw werk? Dan kan het interessant zijn om die via uw vennootschap aan te kopen. Ook wanneer u het toestel af en toe privé gebruikt, is dat perfect mogelijk.
-
Vastgoed in uw vennootschap: verkopen of verhuren als u stopt, en hoeveel houdt u privé netto over?
U bent van plan om over enkele jaren te stoppen met werken, in uw vennootschap zit nog een gebouw. U twijfelt tussen het gebouw verkopen en dan de vennootschap opdoeken, en het gebouw verhuren en de vennootschap houden. Wat zijn de verschillen en hoeveel houdt u privé netto over?
Als zelfstandige of vennootschap mag u sommige uitgaven cash betalen, net als een particuliere consument. Er zijn echter uitzonderingen: de aankoop van onroerend goed en bedragen boven € 3.000 mogen niet cash. Ook als u handelt in oude of edele metalen of koperen kabels, zijn er bijkomende beperkingen. Voor andere uitgaven staat het u vrij om te kiezen tussen cash en elektronische betaling.
Zodra u cash betaalt, bent u verplicht om een kasboek bij te houden. In dit kasboek noteert u alle kasbewegingen, dus zowel de ontvangsten als de uitgaven in cash. Dit mag ook elektronisch, op voorwaarde dat u de gegevens niet achteraf kunt wijzigen. Een bewijskrachtige boekhouding is hierbij cruciaal: zonder kasboek, of met een kasboek dat negatieve dagsaldi vertoont, loopt u het risico dat de fiscus uw volledige boekhouding verwerpt.
Voor de aftrek van beroepskosten volstaat het niet om enkel een factuur te kunnen voorleggen. U moet kunnen aantonen dat de betaling effectief gebeurd is (art. 49 WIB). Dat kan bv. met een vermelding op de factuur of een bevestigingsmail van de leverancier. Ook de registratie van de betaling in uw kasboek moet zo snel mogelijk na de betaling gebeuren. Doet u dit niet correct, dan kan de fiscus de kosten weigeren of zelfs uw inkomsten op een andere, vaak ongunstige manier, bepalen.